Dokumente richtig benennen und ablegen

Ziel:

Damit alle gescannten oder digital empfangenen Dokumente einheitlich benannt und ordnungsgemäß abgelegt werden, nutzen wir ein verbindliches Schema. So stellen wir sicher, dass alle Beteiligten die Dokumente schnell finden, korrekt zuordnen und später effizient auswerten können.

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Schritt 1: Scannen oder digital empfangen

• Scanne Dokumente in guter Qualität (PDF) und benenne sie nicht einfach automatisch (z. B. „Scan_123.pdf“).
• Prüfe, ob das Dokument lesbar und vollständig ist.
• Die Gescannten Dokumente werden in dem Ordner Scann Eingang gefunden und umbenannt

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Schritt 2: Dateinamen korrekt vergeben

Bitte benutze für alle Dokumente folgendes Schema:

Empfänger - Dokumenttyp - Datum - Aktenzeichen - Absender - Betrag - Status.pdf

⚠️ Alle Bestandteile sind durch Bindestriche - getrennt. Keine Leerzeichen, keine Sonderzeichen wie /, & oder #.

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Bestandteile erklärt:

Bestandteil	Bedeutung	Beispiel
Empfänger	Name der Firma, Person oder Behörde	Müller-Karl oder Finanzamt-HH
Dokumenttyp	Art des Dokuments (z. B. Rechnung, Vertrag)	Rechnung, Mahnung, Vertrag oder Kündigung
Datum	Datum im Format JJJJMMTT	20250309
Aktenzeichen	Vertrags-, Kunden- oder Projektnummer	KNR-204 oder PROJ-78
Absender	Unser Firmenname oder deine Initialen	FSGI , FSGM, CoG, Privat,
Betrag	Nur bei Rechnungen/Angeboten – 2 Dezimalen	1490,00EUR
Status	Final, Entwurf, Unterschrieben, V1, etc.	Unterschrieben

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🧾 Beispielhafte Dateinamen:

MeierGmbH - Rechnung - 20250609 - KNR-2031 - FSGI - 1490.00EUR - Final.pdf

Müller-Karl - Kündigung - 20250531 - Mietvertrag-56 - FSGI - Unterschrieben.pdf

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Schritt 3: Richtige Ablage im Dateisystem

Speichere die Datei in der richtigen Ordnerstruktur, z. B.:

📁 Dokumente
   └── 📁 Kundenordner (z. B. MeierGmbH)
       └── 📁 RSV Immobilien (z. B. Rechnungen, Verträge)
           └── Datei.pdf

Beispiel:

📁 Dokumente
   └── MeierGmbH
       └── Rechnungen
           └── MeierGmbH - Rechnung - 20250609 - KNR-2031 - FSG-Immobilien - 1490.00EUR - offen.pdf

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🚫 Häufige Fehler – bitte vermeiden:

❌ „Scan_001.pdf“
❌ „Rechnung Müller“
❌ „Vertrag alt“
❌ Leerzeichen, Umlaute oder Sonderzeichen (besser: ae, ue, oe)
❌Schrägstriche oder Punkte werden verwendet – Das führt zur nicht Lesbarkeit des Dokuments

Schritt 4: Unterscheidung Wichtig oder unwichtig

Als nächstes wird geprüft, ob das Dokument wichtig oder unwichtig ist. Hierbei gilt als Fastformel, wenn das Dokument vor Gericht auftauchen könnte, dann ist es wichtig. Beispiele hierfür sind Kündigungen, Verträge, Drohungen, Amtliche Dokumente, Einschreiben usw.

Wenn das Dokument als Wichtig identifiziert ist, dann wird dies in einem Physischen Ordner abgelegt.
Unwichtige Dokumente werden physisch entsorgt.

Die Physische Ordnerstruktur sieht dabei wie folgt aus:

• FSG Immobilienservice
• – Seperater Kundenordner mit Verträgen
• FSG Management
• Ein Ordner pro Immobilie im eigenen Bestand
• Versicherungsordner Privat (ohne PKV)
• Steuerordner Privat (Nur Steuererklärungen und Finanzamt ohne Buchhaltung)
• Problem – Ordner
• Gesundheitsordner inkl. PKV
• Buchhaltungsordner Privat (Nach Erstellung des Steuererklärung werden die Belege Archiviert)
• CoGewinn Ordner
• – Seperater Kundenordner mit Verträgen

Bei dem Einsortieren der Ordner gilt. Den jeweils richtigen Abschnitt einsortieren. In dem jeweiligen Abschnitt einfach oben drauf einordnen und ins Inhaltsverzeichnis mit einem Kugelschreiber eintragen. Das hat zu ziel auch im Physischen die Dokumente Blitzschnell zu finden und durch den eintrag ins Inhaltsverzeichnis auch zu sehen, das dies in dem Ordner existiert.